Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Terintegrasi (SIMRST) adalah
sistem komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur
proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi,
pelaporan dan prosedur administrasi untuk mendukung kinerja dan memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. Sistem
Informasi Manajemen (SIM) berbasis komputer merupakan sarana pendukung
yang sangat penting – bahkan bisa dikatakan mutlak – untuk operasional
rumah sakit
Berbagai
pengalaman rumah sakit yang menggunakan sistem administrasi
konvensional menunjukan banyaknya kehilangan kesempatan memperoleh laba
akibat dari lemahnya koordinasi antar departemen maupun kurangnya
dukungan informasi yang cepat, tepat, akurat, dan terintegrasi.
A. Beberapa Kasus
Pada
sistem administrasi konvensional, pencatatan pendapatan perawatan
dibuat pada saat pasien akan membayar tagihannya atau pada saat pasien
akan keluar dari rumah sakit, bukan pada saat tindakan perawatan
dilakukan. Pencatatan tersebut dilakukan oleh
masing-masing bangsal/ruangan yang memungkinkan adanya unsur
subyektifitas dimana seorang kepala ruangan berwenang untuk mengestimasi
sendiri tingkat kemampuan pasien dan berapa tindakan perawatan ataupun
obat-obatan yang tidak ditagihkan ke pasien. Kondisi
pemberian potongan di masing-masing ruangan ini jelas akan menimbulkan
akibat yang kurang baik, dimana pendapatan rumah sakit menjadi berkurang
dan insentif untuk jasa medis dipotong secara sepihak yang pada
akhirnya akan menimbulkan standar ganda perawatan.
B. Solusi
Dalam
sistem informasi manajemen rumah sakit ini, fungsi dari bagian
perawatan lebih dikonsentrasikan pada pelayanan perawatan/jasa medis
secara profesional, fungsi penagihan dilakukan oleh bagian keuangan
sedangkan pemberian potongan menjadi wewenang direksi.
Para
tenaga medis tidak perlu memikirkan kemampuan finansial pasien dan
tidak membeda-bedakan pelayanan kepada pasien karena tenaga medis akan
diberi insentif yang sama untuk tindakan yang sama, tidak tergantung
kepada siapa pelayanan medis tersebut diberikan. Pola
tersebut terbukti mempengaruhi secara positif kinerja para tenaga medis
yang pada akhirnya akan meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit secara
keseluruhan.
Tindakan
perawatan langsung dicatat pada komputer yang terintegrasi dengan
bagian keuangan sehingga menutup kemungkinan terjadinya manipulasi data
disaat pasien akan membayar biaya perawatan. Tanpa mengurangi misi
sosial, pemberian diskon maupun subsidi perawatan pada dasarnya adalah
pengurangan keuntungan rumah sakit dan hal ini adalah wewenang direksi
yang melalui sistem informasi ini dapat secara cepat mengetahui posisi
keuangan rumah sakit.
Contoh
diatas merupakan sebagian dari kemampuan sistem informasi manajemen
rumah sakit dari Kami, disamping keuntungan lain seperti pencatatan
medical record yang terintegrasi, kecepatan pelayanan administratif,
sistem inventory control yang baik, fungsi financial yang tepat, serta
pembuatan laporan-laporan baik keuangan, perawatan, dll secara cepat dan
akurat.
C. Manfaat
a. Manfaat Umum
Memberikan nilai tambah dengan meningkatkan:
· Efisiensi
· Kemudahan
· Standard praktek kedokteran yang baik dan benar
· Dokumentasi yang Auditable dan Accountable
· Mendukung Pemasaran Jasa RS: Mutu, kecepatan, kenyamanan, kepastian, biaya, bahkan gengsi pelayanan
· Meningkatkan profesionalisme dan kinerja manajemen rumah sakit
· Mendukung koordinasi antar bagian dalam rumah sakit
· Meningkatkan
akses dan pelayanan rumah sakit terhadap berbagai sumber daya, antara
lain mitra usaha potensial seperi Pedagang Besar Farmasi, JAMKESMAS, JAMSOSTEK, ASKES, Instansi / Perusahaan pemberi jaminan kesehatan bagi karyawannya, dll
· Meningkatkan profesionalisme manajemen rumah sakit:
1. Setiap unit akan bekerja sesuai fungsi, tanggung jawab dan wewenangnya;
a. Fungsi Pelayanan dan Informasi
b. Fungsi Perawatan (medical care)
c. Fungsi Penunjang/Supporting
d. Fungsi Administrasi dan Keuangan
e. Fungsi Pengawasan, dll
2. Mendukung kerja sama, keterkaitan dan koordinasi antar bagian / unit dalam rumah sakit. Contoh:
a. Unit Registrasi dengan Unit RM dalam hal Petugas RM dapat mengetahui secara real time pasien yang mendaftar di bag Registrasi.
b. Unit Registrasi dengan Unit Rawat Jalan.
c. Koordinasi antara Unit Rawat Jalan / Rawat Inap dengan Unit Apotik/Farmasi dalam hal Resep Online dan informasi lainnya.
d. Koordinasi
antara Unit Rawat Jalan / Rawat Inap dengan Unit Laboratorium,
Radiologi, IBS, Gizi, Farmasi, dan Keuangan dan sebaliknya
· Meningkatkan pendapatan rumah sakit.
b. Manfaat Operasional
1) Kecepatan
Manfaat
yang paling terasa ketika SIMRS tersebut selesai diimplementasikan
adalah kecepatan penyelesaian pekerjaan-pekerjaan administrasi. Ketika
dengan sistem manual pengerjaaan tagihan kepada mitra/pihak ke-3,
misalnya, memakan waktu sampai 1 bulan sejak pasien selesai dilayani,
dengan SIMRS hanya memakan waktu 1-2 hari saja. Kecepatan ini tentu saja membuat efektifitas kerja meningkat. Pada awal pemasangan SIM, ketika aliran kerja belum lancar, peningkatan kecepatan belum terlalu terasa. Namun
ketika komitmen seluruh unit untuk tepat waktu memasukkan data dengan
akurasi entri data yang tinggi dipenuhi, maka akan terasa sekali dampak
dari SIMRS terhadap kecepatan kerja.
2) Akurasi
Hal
lain yang juga terasa berubah adalah akurasi data, apabila dulu dengan
sistem manual orang harus mencek satu demi satu transaksi, namun
sekarang dengan SIMRS hal tersebut cukup dilakukan dengan membandingkan
laporan antar unit yang dihasilkan oleh SIM. SIMRS
juga dapat mencegah terjadinya duplikasi data untuk transaksi-transaksi
tertentu. Misalnya, pasien yang sama diregistrasi 2 kali pada hari yang
sama, maka SIMRS akan menolaknya, SIMRS juga akan memberikan peringatan
jika tindakan yang sama untuk pasien yang sama dicatat 2 kali, hal ini
menjaga agar user lebih teliti.
3) Integrasi
Hal
lain yang juga terasa berpengaruh terhadap budaya kerja adalah
integrasi data di setiap unit. Bila dengan sistem manual, data pasien
harus dimasukkan di setiap unit, maka dengan SIMRS data tersebut cukup
sekali dimasukkan di pendaftaran saja. Hal ini jelas mengurangi beban
kerja adminstrasi dan menjamin konsistensi data. Ilustrasi pada awal makalah ini merupakan gambaran proses integrasi pada beberapa unit layanan di rumah sakit.
4) Peningkatan pelayanan
Pengaruh
SIMRS yang dirasakan oleh pasien adalah semakin cepat dan akuratnya
pelayanan. Sekarang pasien tidak perlu menunggu lama untuk menyelesaikan
administrasinya, baik rawat inap ataupun rawat jalan. Hal yang sama
juga dirasakan perusahaan pelanggan, dimana tagihan yang dikirim cukup
akurat dan detil sehingga memudahkan analisa mereka.
5) Peningkatan Efisiensi
Bila
sebelumnya, beban pekerjaan lebih ke arah klerikal, sekarang beban
pekerjaan lebih ke arah analisa. Sebagai contoh, jika dahulu konsentrasi
bagian penagihan adalah membuat tagihan, sekarang konsentrasinya lebih
kepada umur tagihan itu sendiri. Selain itu,
karena kecepatan dan akurasi data meningkat, maka waktu yang dibutuhkan
untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan administrasi berkurang jauh,
sehingga karyawan dapat lebih fokus pada pekerjaan utamanya.
Tanpa SIM, perawat harus memasukan data asuhan keperawatan secara berulang-ulang dan sangat memakan waktu, tetapi dengan menggunakan SIM Manajemen Keperawatan,
perawat hanya tinggal memasukan data diagnosa penyakit pasien, dan
komputer yang akan mencetak laporan SAK untuk ditanda-tangani perawat.
6) Kemudahan pelaporan
Pekerjaan
pelaporan adalah pekerjaan yang menyita waktu namun sangat penting.
Dengan adanya SIM, proses pelaporan hanya memakan waktu dalam hitungan
menit sehingga kita dapat lebih konsentrasi untuk menganalisa laporan
tersebut. Pegawai
RS yang selama ini lebih banyak bertugas untuk menyusun laporan
(Clerikal) sekarang dapat ditingkatkan menjadi petugas verifikasi dan
menganalisa laporan yang dihasilkan oleh SIMRS.
c. Manfaat Manajerial
1) Kecepatan mengambil keputusan
Dengan
sistem manual, manajer seringkali mengambil keputusan berdasarkan
informasi yang mungkin sudah tidak relevan lagi. Belum lagi jika yang
dibutuhkan adalah trend berdasarkan selang waktu tertentu
(harian/mingguan/dsb), ini mengakibatkan keputusan yang diambil belum
tentu sesuai dengan kondisi nyata. Namun dengan
SIM, informasi yang disajikan bersifat real time, bahkan kita dapat
membuat tabulasi dari informasi tersebut sehingga informasi yang kita
dapat sudah sangat spesifik sesuai dengan kebutuhan kita.
Hal ini tentu saja meningkatkan kualitas keputusan kita, di samping tentu saja berkurangnya waktu untuk mengambil keputusan.
2) Akurasi dan kecepatan Identifikasi masalah
Karena
laporan-laporan yang dihasilkan SIMRS memberi gambaran dari hari ke
hari mengenai kinerja rumah sakit, maka jika ada hal-hal yang tidak
normal dapat segera kita ketahui. Hal ini membuat identifikasi potensi
masalah dapat dilakukan lebih dini, sehingga tindakan pencegahan atau
penanggulangannya dapat segera disusun.
3) Kemudahan penyusunan strategi
Sejalan
dengan identifikasi masalah di atas, kita pun dapat menyusun strategi
ke depan berdasarkan data populasi, bukan lagi statistik, karena SIMRS
mampu memberikan data populasi dengan selang waktu tertentu, bahkan
menyajikan kecenderungan datanya kepada kita. Ini tentu saja semakin
menajamkan strategi yang kita susun.
d. Manfaat Organisasi
1) Budaya Kerja
Karena
SIMRS ini mensyaratkan kedisiplinan dalam pemasukan data, baik
ketepatan waktu maupun kebenaran data, maka budaya kerja yang sebelumnya
menangguhkan hal-hal seperti itu, menjadi berubah.
Hal
ini dapat terjadi karena integrasi SIMRS dengan seluruh unit layanan.
Sebagai contoh, jika unit registrasi tidak memasukkan data pasien yang
akan berobat, maka unit layanan tidak mungkin dapat memasukkan layanan
kepada pasien tersebut, dan kasir pun tidak mungkin menerima pembayaran
dari pasien tersebut. Katakanlah semua unit sepakat untuk menangguhkan
pemasukan datanya, maka keesokan harinya, manajer akan melihat penurunan
trend pasien atau melihat ada pasien-pasien yang menggantung. Ada juga
pengalaman menarik yang kami temukan dalam implementasi SIMRS di suatu
Rumah Sakit, karena dasar perhitungan imbalan jasa medik untuk dokter
dan perawat dihitung berdasarkan data transaksi yang ada di SIM, maka
dokter ataupun perawat yang berkepentingan dengan data tersebut otomatis menjadi supervisor data yang dimasukkan tanpa diminta. Implikasinya adalah, sedikit sekali data yang salah atau terlambat dimasukkan.
2) Transparansi
SIMRS Terintegrasi dirancang
menganut kebijakan data terpusat, artinya data-data yang digunakan oleh
seluruh rumah sakit berada di bawah satu kendali. Misalnya untuk data
tarif tindakan, unit layanan tidak boleh dan tidak bisa memasukkan atau
mengubah tarif yang ada, data yang mereka masukkan hanya layanan yang
diberikan kepada pasien sehingga manipulasi tarif tidak dimungkinkan. Hal
lain lagi, pendapatan setiap unit layanan terlihat dari laporan harian
yang selalu dilaporkan kepada direktur. Dengan demikian setiap orang
dapat melihat jalannya proses transaksi di rumah sakit dan secara tidak
langsung juga turut mengawasi proses tersebut.
3) Koordinasi antar unit (Team working)
Karena
seringkali data yang digunakan oleh unit layanan tertentu adalah milik
unit layanan yang lain, misalnya kode perusahaan pelanggan adalah milik
keuangan yang digunakan secara intensif oleh medrec, maka ketika terjadi
perubahan terhadap data tersebut, unit yang bersangkutan akan
mengkoordinasikannya dengan unit yang terpengaruh. Apabila hal ini tidak
dilakukan maka dengan sendirinya akan terjadi kekacauan data referensi.
4) Pemahaman sistem
Apabila
dulu dengan sistem manual, sedikit sekali personel yang mengetahui atau
perduli dengan proses yang terjadi di unit lain, maka dengan adanya
SIMRS hal tersebut terjadi dengan sendirinya. Ini karena seringkali
untuk memahami aliran data sampai datang kepada unitnya, melibatkan
berbagai unit lain. Ketika terjadi kesalahan setiap user berusaha
mencari tempat terjadinya kesalahan tersebut agar bukan unitnya yang
disalahkan. Efeknya adalah mereka menjadi paham bagaimana sistem di
rumah sakit tersebut bekerja.
5) Mengurangi biaya administrasi
Seringkali
orang menyatakan bahwa dengan adanya komputerisasi biaya administrasi
meningkat. Padahal dalam jangka panjang yang terjadi adalah sebaliknya,
jika dengan sistem manual kita harus membuat laporan lebih dulu di atas
kertas, baru kemudian dianalisa, maka dengan SIMRS analisa cukup
dilakukan di layar komputer, dan jika sudah benar baru datanya dicetak.
Hal ini menjadi penghematan yang cukup signifikan dalam jangka panjang.
Implementasi SIMRS tentunya tidak dapat berjalan dengan baik tanpa dukungan semua pihak yang terkait serta political will dari pimpinan rumah sakit. Pemanfaatan
SIMRS haruslah menjadi kepentingan semua tingkatan manajemen dalam
Rumah Sakit, oleh karena itu, pemanfaatan SIMRS Terintegrasi hendaknya
menjadi perhatian bagi semua pihak agar semua manfaat penggunaan SIMRS
dapat tercapai secara optimal.
D. Summary
Sistem Informasi dapat meningkatkan kualitas pelayanan.
Sistem Informasi dapat menjaga standar praktek medis yang baik dan benar.
Sistem Informasi dapat menjadi alat koordinasi yang sangat efektif.
Sistem Informasi dapat menjadi fungsi kontrol yang konsisten.
Sistem Informasi dapat meningkatkan Pendapatan
Source: http://www.simrst.com/tentangsimrs.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar